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李悅敏：初級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理該怎么做？

發(fā)布時(shí)間：2016-8-25 來源：博課企業(yè)培訓(xùn)網(wǎng) 作者：李悅敏

你從一個(gè)一線技術(shù)人員被提拔為項(xiàng)目經(jīng)理。也許你一直在期盼，也許你心里還忐忑不安，也許這是你的職業(yè)發(fā)展選擇，也許你只是不情愿地答應(yīng)老板“試一下”。不管哪種情況，可能你并沒有項(xiàng)目和人員管理及領(lǐng)導(dǎo)的教育背景或者培訓(xùn)經(jīng)歷。

　　領(lǐng)導(dǎo)和管理，這兩者是不同的。當(dāng)你計(jì)劃如何做好項(xiàng)目管理時(shí)，考慮采取以下列出的行動(dòng);也許你想做的事情很多，但下面的這些建議會(huì)幫助你集中到那些能提高效率(你自己的效率和團(tuán)隊(duì)的效率)的事情上。

　　1 設(shè)立優(yōu)先級(jí)

　　這是你要著手的第一件大事。盡管你可能因?yàn)楦鞣N原因需要很大程度上參與軟件的開發(fā)，但除此之外，你還有一些新的職責(zé)。很多新任的項(xiàng)目經(jīng)理都擺脫不了技術(shù)的誘惑，以致忽略了項(xiàng)目成員向自己尋求的幫助。

　　富有效率的項(xiàng)目經(jīng)理知道，他們最高優(yōu)先的就是為項(xiàng)目成員提供服務(wù)。這些服務(wù)包括：指導(dǎo)和教育，處理沖突，提供資源，設(shè)立項(xiàng)目目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)等等，適當(dāng)時(shí)也要提供技術(shù)指導(dǎo)。不管你正在做或者將要做多重要的事，來你這兒尋求幫助的項(xiàng)目成員應(yīng)該有“非屏蔽中斷”(注：非屏蔽中斷是一個(gè)硬件術(shù)語，此處意即最優(yōu)先的)優(yōu)先級(jí)。

　　你第二優(yōu)先的是讓你所在組織的客戶滿意。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，如果你不再涉足產(chǎn)品的一線開發(fā)，也許你很少有直接的機(jī)會(huì)可以讓客戶滿意。但你必須為你的項(xiàng)目成員創(chuàng)造一個(gè)環(huán)境，使得他們?cè)谶@個(gè)環(huán)境下工作，可以最有效地滿足客戶的需求。這是項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要職能。

　　你第三優(yōu)先的是你自己的事情。可能是一個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)問題，也可能是你的老板要你做的某件事。但當(dāng)這些事與上面兩個(gè)較高優(yōu)先級(jí)沖突時(shí)，你要做好延后處理的準(zhǔn)備。

　　你最低優(yōu)先的是那些純粹取悅你的老板的事情。在一個(gè)正常的組織中，如果你做好了前面所說的更重要的三件事情，你的老板已經(jīng)是非常驚喜了。

　　2 分析你的技能差距

　　初為項(xiàng)目經(jīng)理，通常你會(huì)意識(shí)到你在領(lǐng)導(dǎo)和管理技能方面的差距，除非你已經(jīng)為這個(gè)新職位做了充分準(zhǔn)備。你有很強(qiáng)的技術(shù)背景，可能這也是提拔你領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的一個(gè)原因，但你還需要一些其他的技能。你需要客觀的評(píng)價(jià)自己的長(zhǎng)處和短處，并且著手縮小自己的差距。

　　做軟件的人常常被認(rèn)為缺乏出色的交際能力。你需要加強(qiáng)你的人際處理能力，諸如調(diào)解矛盾，說服他人，“推銷”自己。你需要應(yīng)付一些不想應(yīng)付的場(chǎng)面，比如批評(píng)你的下屬、為爭(zhēng)取下屬的績(jī)效“吵架”。

　　伴我開始經(jīng)理職業(yè)生涯的是傾聽(Listening)技能的課程，我覺得很有價(jià)值。在一線開發(fā)時(shí)，往往我們都有過人的精力來表達(dá)自己的技術(shù)觀點(diǎn)。但作為管理人員，更需要一種包容和聆聽的工作風(fēng)格和交流方式。然后，從“聽”的位置走到“說”的位置，你需要提高你的演講(Presentation)技能。如果你對(duì)在公眾場(chǎng)合演講感到不適，你需要接受一些專門的演講培訓(xùn)。

　　作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，協(xié)調(diào)他人的工作，計(jì)劃和跟蹤項(xiàng)目，必要時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目回溯并采取糾正措施等等都是你的職責(zé)。可能的話，接受有關(guān)項(xiàng)目管理的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)如何設(shè)立優(yōu)先級(jí)，如何主持高效的會(huì)議，如何明白無誤地溝通等等技能;多看一些項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的書籍和雜志。

　　3 定義質(zhì)量

　　盡管絕大多數(shù)人都認(rèn)真對(duì)待質(zhì)量，也想生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品;但是，有關(guān)軟件質(zhì)量的定義仍存在很大爭(zhēng)議，比如高質(zhì)量是“足夠好”，還是更為經(jīng)典的質(zhì)量觀點(diǎn)——“無缺陷”。為了領(lǐng)導(dǎo)你的團(tuán)隊(duì)走向成功，你需要花些時(shí)間和你的下屬以及客戶一起來明確：對(duì)于他們，質(zhì)量意味著什么。

　　你的下屬和客戶是不同的兩幫人，他們很可能對(duì)質(zhì)量沒有一致的看法，也容易抱有不同的目的。

　　在我曾經(jīng)負(fù)責(zé)的一個(gè)項(xiàng)目中，為了更好地了解客戶的質(zhì)量要求，我舉辦了一次開放式討論會(huì)(Open Forum)，除了項(xiàng)目成員和客戶參加外，我還請(qǐng)客戶的上司們一起來參加討論。這次討論很有價(jià)值，因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)很多原有的想法是和客戶真正的質(zhì)量需求背道而馳的。了解這些想法的差異，使得我們可以把力量集中在讓客戶滿意的事情上，而不是放在讓“開發(fā)滿意”的事情上。

　　我們?cè)谛枨箅A段就考慮，對(duì)于客戶哪些質(zhì)量特性是重要的，并把它們列舉出來(比如交互性、正確性、易學(xué)性等)。然后，我們找來一些關(guān)鍵的客戶代表，請(qǐng)他們對(duì)這些質(zhì)量特性打分。這樣，我們就可以掌握哪些質(zhì)量特性是最主要的，哪些是次要的，從而就可以有的放矢，為這些質(zhì)量特性而優(yōu)化設(shè)計(jì)。

　　4 表彰進(jìn)步表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)

　　項(xiàng)目成員的成績(jī)是很重要的激勵(lì)方式。你要把建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制(Recognition Program)視為頭等大事，除非你已經(jīng)有了適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制。獎(jiǎng)勵(lì)既可以是象征性的獎(jiǎng)狀、證書，也可以是實(shí)實(shí)在在的獎(jiǎng)品和現(xiàn)金。發(fā)獎(jiǎng)時(shí)記得說，“感謝您的幫助”，或者“祝賀您完成了……”。還要記得獎(jiǎng)勵(lì)的范圍不要局限在你的項(xiàng)目組內(nèi)部，客戶代表和一些向你提供特別幫助的項(xiàng)目組外部人員也是要考慮的。

　　獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制不僅需要你投入一小筆錢，也需要你多動(dòng)動(dòng)腦，想想以何種方式獎(jiǎng)勵(lì)。和你的下屬多交流，了解他們?cè)诤跏裁礃拥莫?jiǎng)勵(lì)，要把獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)變成團(tuán)隊(duì)文化的一部分。另外，嘗試“隱形”的獎(jiǎng)勵(lì)，讓你的下屬明白你是真的知曉他們所做的貢獻(xiàn)，并且對(duì)此心存感激。

　　5 前車之鑒，后事之師

　　你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目很可能是半途接手的，而且你的前任做得并不怎么好;或者，雖然是新項(xiàng)目，但從前有類似的項(xiàng)目完成，當(dāng)然有成功的，也有失敗的。不管是哪種情形，你作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該花些時(shí)間分析以往的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)。你要了解這些項(xiàng)目曾經(jīng)出現(xiàn)過什么問題，以此避免自己重蹈覆轍。失敗是成功之母，但你沒有太多的機(jī)會(huì)失敗，所以你要多從別人的失敗中學(xué)習(xí)。

　　你也需要客觀的去評(píng)價(jià)自己完成的一些項(xiàng)目(如果有的話)，了解自己的團(tuán)隊(duì)究竟強(qiáng)在哪里，弱在何處。事實(shí)上，每個(gè)完成的項(xiàng)目都要進(jìn)行項(xiàng)目回顧(Post-projectReview)，項(xiàng)目回顧不是為了追究誰的責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題、剖析問題是為了以后做得更好。你可以采取頭腦風(fēng)暴的做法，鼓勵(lì)項(xiàng)目組成員各抒己見。另外，這種項(xiàng)目回顧也可以擴(kuò)展到項(xiàng)目進(jìn)行中，在每個(gè)大的階段結(jié)束時(shí)都進(jìn)行回顧。

　　除此之外，你需要了解被軟件業(yè)界普遍認(rèn)可的最佳實(shí)踐(Best practice)。當(dāng)你想把一些好的方法、工具和流程引入到你的項(xiàng)目中時(shí)，其他人可能會(huì)排斥、反對(duì)，甚至抵制，而這恰恰是你的職責(zé)所在，你要讓項(xiàng)目成員明白為什么要這樣做，并且確保他們不折不扣的執(zhí)行。在你的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，也會(huì)產(chǎn)生一些最佳實(shí)踐，所以你要采取一些措施，促使在項(xiàng)目成員之間交流和采納這些實(shí)踐。

　　6 設(shè)立改進(jìn)目標(biāo)

　　當(dāng)你回顧了以往的項(xiàng)目，并且確定了“質(zhì)量”的含義，你需要設(shè)立一些短期的和長(zhǎng)期的改進(jìn)目標(biāo)。只要可能，這些目標(biāo)應(yīng)該是可以量化的，這樣你可以通過一些簡(jiǎn)單的指標(biāo)來衡量自己是否在朝著這些目標(biāo)前進(jìn)。

　　舉個(gè)例子，你發(fā)現(xiàn)以往的項(xiàng)目由于需求多變而經(jīng)常延后，于是，你可以設(shè)立一個(gè)半年的目標(biāo)，力求將需求的穩(wěn)定性提高50%。這樣的一個(gè)目標(biāo)要求你每周每月做實(shí)際的工作：統(tǒng)計(jì)需求的改變數(shù)，查明需求的來源和改變的原因，采取措施來控制改變。這很可能將改變你與那些需求更改者的交往方式。

　　你的這些目標(biāo)和指標(biāo)構(gòu)成了軟件流程改進(jìn)的一部分。盡管流程改進(jìn)常被人指責(zé)為“官僚作風(fēng)”的體現(xiàn)，但事實(shí)上，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都能找到一些可以改進(jìn)的地方。

　　改進(jìn)流程的原因通常有兩個(gè)：糾正錯(cuò)誤和預(yù)防錯(cuò)誤。你要把精力集中到威脅或者可能威脅項(xiàng)目成功的因素上;帶領(lǐng)你的團(tuán)隊(duì)一起分析你們目前做法的長(zhǎng)處和短處，以及所面臨的威脅。

　　我自己的團(tuán)隊(duì)就組織過一次兩階段的頭腦風(fēng)暴練習(xí)，以此來確認(rèn)提高我們的產(chǎn)量和質(zhì)量的障礙。在第一階段，參與者將自己想到的障礙寫在即時(shí)貼上，每張即時(shí)貼寫一個(gè)想法;然后，協(xié)調(diào)者就把這些即時(shí)貼收集起來，并進(jìn)行分類;于是我們得到了若干大的分類，我們就把這些分類寫在一張大的白紙上。在第二階段，同樣還是這些參與者，針對(duì)前面寫的障礙，把想到的克服方法寫到即時(shí)貼上，并且粘貼到相應(yīng)的分類上。經(jīng)過進(jìn)一步的討論和分析，我們得以把這些障礙細(xì)化，并且獲得了一系列可操作的應(yīng)對(duì)方法。

　　設(shè)立可度量的、可爭(zhēng)取的目標(biāo)將集中你為改進(jìn)流程而付出的努力。你要和你的隊(duì)員們一起定期檢視改進(jìn)的結(jié)果。記住流程改進(jìn)的目的是為了項(xiàng)目和公司的成功，而不是為了滿足書本上的條條框框。把流程改進(jìn)當(dāng)成項(xiàng)目來操作，有自己的進(jìn)度、投入和產(chǎn)出。

　　7 不要急于求成

　　以上建議的一些做法將幫助你這個(gè)項(xiàng)目管理的新手和你的團(tuán)隊(duì)取得更大的成功，隨著你每天面臨的工作壓力，你或許會(huì)淪為又一個(gè)“茍延殘喘”者，但是，你要始終明白你肩負(fù)的一個(gè)任務(wù)，那就是形成你的團(tuán)隊(duì)文化和一套做事的方法，這是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)。你不可能一下子把想做的事都做到，你可以根據(jù)自己的處境有所選擇，從容上路。

作者：李悅敏，著名項(xiàng)目管理、研發(fā)管理專家、項(xiàng)目管理、研發(fā)管理培訓(xùn)師

本文由@李悅敏原創(chuàng)發(fā)布，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載，謝謝。

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