“管個(gè)人事還需要軟件嗎？”
“我們企業(yè)還小，還沒(méi)閑錢買e-HR軟件！”
即使到了互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，大家對(duì)信息化都有了相當(dāng)了解，甚至可以說(shuō)幾乎找不到任何一個(gè)個(gè)體是對(duì)信息化免疫的。但是，對(duì)于e-HR系統(tǒng)是否必要，不少管理者就莫衷一是了。
由于業(yè)務(wù)發(fā)展本身對(duì)資金的依賴，中小企業(yè)對(duì)資金和投入的態(tài)度是極端謹(jǐn)慎的，經(jīng)濟(jì)熱點(diǎn)在持續(xù)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展在不斷變化，甚至員工都在不斷變化，中小企業(yè)每天都是站在“剃刀邊緣”，任何不謹(jǐn)慎的決策很可能就是一場(chǎng)滅頂之災(zāi)，可以說(shuō)中小企業(yè)的運(yùn)行是厭惡風(fēng)險(xiǎn)的。
不少企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為現(xiàn)在的企業(yè)規(guī)模不大，人也不多，也就是算算工資，發(fā)發(fā)工資這點(diǎn)兒事兒，實(shí)在不值得專門花錢采購(gòu)軟件，“自己用個(gè) EXCEL算算就得了唄！”- 管理者如是說(shuō)。
也有老板會(huì)認(rèn)為：把工資這么敏感核心的數(shù)據(jù)交給一個(gè)系統(tǒng)弄，太不安全了！
殊不知，麻煩和風(fēng)險(xiǎn)并不會(huì)因?yàn)槟悴皇褂密浖芾鞨R就降低：
只用自己的電腦算算工資，也會(huì)遇到系統(tǒng)崩潰，文件損壞，硬盤損壞，沒(méi)有備份或者備份不及時(shí)的。
是電腦就有病毒泄密或者人為盜用的可能
凡是接觸到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的的人都是有能力獲取到它們的，而且較難追查、監(jiān)控和取證的
不管上不上網(wǎng)，任何數(shù)據(jù)都是人在看管！沒(méi)有網(wǎng)管看不到的數(shù)據(jù)
竊賊不會(huì)因?yàn)槟愕奈葑有』蛘邲](méi)上鎖就不來(lái)光顧你的家。
這些當(dāng)然不是不能避免的，我們完全可以：
有數(shù)據(jù)備份意識(shí)，經(jīng)常備份數(shù)據(jù)且備份頻度能保證階段性數(shù)據(jù)不遺失。
通過(guò)購(gòu)買防病毒軟件，軟件防火墻或者硬件防火墻保護(hù)你的數(shù)據(jù)不受病毒黑客攻擊
購(gòu)買專業(yè)的加密設(shè)備和監(jiān)控設(shè)備，雇傭?qū)I(yè)人士管理它們
雇傭IT專業(yè)人士或者團(tuán)隊(duì)管理局域網(wǎng)
投資建立自用機(jī)房，架設(shè)服務(wù)器、備份設(shè)備、安全設(shè)備、不間斷電源來(lái)保護(hù)你的文件和數(shù)據(jù)
建立更嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限管理，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的流程
于是有意思的情況出現(xiàn)了：為了安全你盡量避免人接觸數(shù)據(jù)，但這樣數(shù)據(jù)滅失的損害就越大越不安全；越怕麻煩的方法，出了問(wèn)題就越麻煩；越要少花錢保全你的數(shù)據(jù)，越需要投入更多；你越想離開(kāi)高科技，卻越依賴高科技；…
哪怕僅僅只是為了管理員工檔案數(shù)據(jù)或者計(jì)算工資和發(fā)放，e-HR系統(tǒng)的優(yōu)越性和便捷性都是極為明顯的。
發(fā)工資這個(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)作，不是簡(jiǎn)單支付一個(gè)數(shù)字的薪酬出去，背后卻隱含著很多管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：
如何計(jì)算遲到、休假、年假、病假、倒休和補(bǔ)休，怎么扣減？
三險(xiǎn)一金員工繳多少，公司繳多少？
對(duì)應(yīng)著業(yè)績(jī)，獎(jiǎng)金、業(yè)務(wù)提成、績(jī)效工資都是多少？稅前扣繳還是稅后扣繳？
不同崗位的通信補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、崗位補(bǔ)貼、餐補(bǔ)，差旅補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)是多少，如何核算？
彈性工作和輪班制的員工的工作時(shí)間和工資核算？
員工合同何時(shí)到期，是否續(xù)簽？續(xù)簽成哪種合同？
試用期到轉(zhuǎn)正的工資計(jì)算和核算？
由于業(yè)務(wù)發(fā)展的不可預(yù)估，對(duì)員工的管理和激勵(lì)和評(píng)價(jià)就需要彈性管理；由于員工對(duì)個(gè)人權(quán)利和勞動(dòng)法的熟悉，對(duì)勞動(dòng)合同和爭(zhēng)議的主張具體和細(xì)致；由于人的特性決定福利和考核的多樣性…這些都使得現(xiàn)代企業(yè)的員工管理越來(lái)越精細(xì)、具體和瑣屑，因?yàn)槿魏喂芾砉?jié)點(diǎn)的遺漏和瑕疵都會(huì)引發(fā)勞資矛盾、爭(zhēng)議和法律風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成經(jīng)濟(jì)和經(jīng)營(yíng)上的損失。所以，哪怕是e-HR系統(tǒng)里面一個(gè)簡(jiǎn)單的時(shí)間提醒功能就能將合同到期和續(xù)簽等風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
e-HR軟件的優(yōu)越性體現(xiàn)在幾個(gè)方面：安全性、效率性、便捷性
安全的e-HR：
在e-HR系統(tǒng)平臺(tái)階段，萬(wàn)古就曾成功幫助客戶恢復(fù)了客戶被人為破壞的薪酬數(shù)據(jù)檔案：客戶的一名離職HR員工人為惡意刪除了客戶的薪酬數(shù)據(jù)檔案，上面說(shuō)過(guò)薪酬的核算涉及到休假、考勤、績(jī)效等很多方面，和各種補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金和扣款，發(fā)薪日將近，100余人的工資很可能因此不能按時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤拿到自己的勞動(dòng)所得…這在使用Excel的情況是很難挽回的。當(dāng)用戶選取SaaS模式的時(shí)候，由于系統(tǒng)在權(quán)限管理和角色管理的控制，以及后臺(tái)的備份和容災(zāi)機(jī)制，幾乎很難出現(xiàn)人為破壞的情況，同時(shí)，即使在客戶授權(quán)角色的誤操作下，也可以有效恢復(fù)。
比起人工管理的操作有隨意性、較難追溯、監(jiān)控和舉證而言，萬(wàn)古e-HR系統(tǒng)有嚴(yán)密的操作行為記錄，任何的用戶動(dòng)作通過(guò)log文件記錄下來(lái)，可以根據(jù)動(dòng)作追蹤和追溯到底是誰(shuí)在何時(shí)做了破壞性操作。
采取分布式服務(wù)器架構(gòu)和負(fù)載均衡技術(shù)以及磁盤陣列及備份機(jī)制的四重保護(hù)，比之獨(dú)立管理的封閉電腦抵抗災(zāi)難的能力要有效的多。
信賴SaaS應(yīng)用的運(yùn)維及安全團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)度，在整體投入、效率和專業(yè)度上都比企業(yè)自行組建和雇傭網(wǎng)絡(luò)工程師來(lái)的經(jīng)濟(jì)和有效。
企業(yè)投入大量成本去建設(shè)機(jī)房，采購(gòu)服務(wù)器，軟件，防火墻，備份設(shè)備，組建IT運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，不如采取較低成本將費(fèi)用以及運(yùn)維風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給更專業(yè)和更安全的SaaS服務(wù)商管理。
高效率的e-HR：
很多中小企業(yè)不愿建設(shè)自己的e-HR系統(tǒng)，很大原因就是-麻煩。實(shí)施和上線一個(gè)信息系統(tǒng)，不管是時(shí)間周期、人員投入、投資風(fēng)險(xiǎn)都是厭惡風(fēng)險(xiǎn)的中小企業(yè)主不愿看到的。
SaaS系統(tǒng)的模式有先天的效率性因素，能過(guò)讓企業(yè)咋投入很少的情況下（資金投入和人員投入），迅速享受到e-HR系統(tǒng)的先進(jìn)管理理念和標(biāo)準(zhǔn)的人力資源管理流程和經(jīng)驗(yàn)。即開(kāi)即用，種植即停的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的邏輯符合中小企業(yè)的管理特點(diǎn)。
便捷的e-HR：
對(duì)于中小企業(yè)而言，如何在發(fā)展快速，人員更替和流動(dòng)頻繁的今天，快速歸攏紛亂的管理現(xiàn)狀，納入道科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的流程化管理里面，一直是中小企業(yè)主頭疼的事情。SaaS模式從功能模塊的擴(kuò)展到人員擴(kuò)展甚至到將來(lái)可能的向自有系統(tǒng)的遷移，SaaS是便捷的。從純手工或者Excel管理和計(jì)算工資的麻煩中解脫，從考勤和休假和倒休的紛繁統(tǒng)計(jì)中解脫，從花樣翻新的工資口徑的收集和統(tǒng)計(jì)中解脫，從稅前還是稅后，一分錢到底去了哪兒的焦頭爛額中解脫，算工資變成了預(yù)設(shè)邏輯條件的輕輕一點(diǎn)。
e-HR在數(shù)據(jù)的安全和保護(hù)上，在成本控制和風(fēng)險(xiǎn)控制上，在使用的效率上和計(jì)算的便捷上有著信息化天生的優(yōu)勢(shì)，也是安全的方法。于是，我們是不是可以認(rèn)為，越是越是厭惡風(fēng)險(xiǎn)的中小企業(yè)主越應(yīng)該考慮選擇e-HR系統(tǒng)替代現(xiàn)在的手工管理呢？
作者系 萬(wàn)古科技咨詢總監(jiān)曹輝先生
著名人力資源管理專家，管理雜志專欄作家。曾經(jīng)擔(dān)任過(guò)易才集團(tuán)咨詢事業(yè)部總監(jiān)，太和顧問(wèn) 咨詢業(yè)務(wù)副總經(jīng)理，北方區(qū)總經(jīng)理。具有多年企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，長(zhǎng)期從事人力資源工作，在戰(zhàn)略人力資源管理/組織規(guī)劃，薪酬管理、績(jī)效考核模塊具有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。對(duì)國(guó)有、外資和民營(yíng)企業(yè)均 有深刻理解，曾經(jīng)為多家大型集團(tuán)企業(yè)成功的設(shè)計(jì)與實(shí)施了人力資源管理體系。
關(guān)于萬(wàn)古科技
北京萬(wàn)古科技股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱“萬(wàn)古科技”)，中國(guó)領(lǐng)先的人力資源管理信息化及數(shù)據(jù)分析服務(wù)商。公司成立于1998年，在十余載的發(fā)展歷程中，堅(jiān)持專業(yè)化發(fā)展方向，秉承"用戶第一"的服務(wù)理念，贏得了眾多世界500強(qiáng)以及國(guó)內(nèi)知名企業(yè)的信賴。萬(wàn)古科技于業(yè)內(nèi)最早推出“全員參與、多角色管理模式”、“培訓(xùn)與員工發(fā)展管理(IDP)解決方案”、“亞太薪酬解決方案”、“全面績(jī)效管理解決方案”，領(lǐng)跑整個(gè)行業(yè)發(fā)展。
經(jīng)過(guò)多年的不懈努力，萬(wàn)古科技的產(chǎn)品及服務(wù)更加成熟，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)日趨豐富，其業(yè)務(wù)覆蓋人力資源管理軟件-Vantop，服務(wù)于中小型企業(yè)客戶的移動(dòng)端產(chǎn)品-Vcloud，數(shù)據(jù)服務(wù)-提供HR數(shù)據(jù)分析報(bào)告及維氏分析模型，實(shí)現(xiàn)管理、技術(shù)、服務(wù)的高度整合。
如需了解更多信息，敬請(qǐng)?jiān)L問(wèn)www.vgtech.com.cn或撥打400-676-7700進(jìn)行咨詢。
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