培訓內容:
課程背景
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設計，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導。
課程目標
1.了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。
2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理。
3.學習職場中的人際關系處理與溝通協(xié)調技巧，成為上司的得力助手。
4.學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業(yè)的形象。
課程大綱
一、專業(yè)秘書/助理的角色認知
1.專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
?行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
?企業(yè)需要什么樣的行政人員
2.認清秘書/助理的十四項職責
3.專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質
4.準確自我定位
?初級：事務性文員
?中級：事務性文員＋協(xié)助管理
?高級：獨立管理＋事務處理
5.專業(yè)秘書/助理的工作法則
?擺正位置
?積極主動
?細心準確
?嚴守機密
?誠懇有禮
二、如何提升文秘工作效率
1.高效率的文檔管理技巧
?文檔管理的方法、原則及流程
?高效名片管理-大大提升老板業(yè)務能力
?如何運用信息科技進行客戶關系管理
?高效助理秘書必備之文書管理技巧
?如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
?80/20原理的應用
?優(yōu)先級的排定
?避免秘書人員的時間管理陷阱
?如何優(yōu)化上司的時間安排
3.會議管理技巧
?會議 ( 活動 ) 的種類
?會議的流程管理：會前準備；會中協(xié)助；會后管理
?會議記錄訓練
4.上司出差行程管理技巧
?行前安排
?為上司搜集資料
?制定完備行程表
三、專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
?溝通的定義
?溝通的雙向性
?保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
?人際風格的類型：DISC工具導入
?如何與上司溝通
?如何與同事溝通
?如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
?積極傾聽
?同理心
?正向引導法
?贊美法
四、專業(yè)秘書/助理的形象塑造
1.女性行政人員的著裝要求
?職業(yè)裝的選擇
?鞋、襪、包的搭配
?巧用首飾、絲巾及其它配飾
2.男性行政人員的著裝要求
?公務西裝的選擇
?穿西裝的十大誤區(qū)
?襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
3．專業(yè)秘書/助理的場合著裝
?正式嚴肅的會議場合
?商務休閑的辦公場合
?優(yōu)雅從容的社交場合
4.合宜的儀表修飾
?化妝、修面、發(fā)型
5.專業(yè)的儀態(tài)
?站、坐、走、蹲、手勢、微笑
五、專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧
1.商務用語禮儀
?交談禮儀
?接打電話禮儀與技巧
?電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務往來禮儀
?專業(yè)的接待態(tài)度
?招呼技巧
?介紹時的原則
?握手技巧
?交換名片
?行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
?不同的送客方式
?拜訪的宜與不宜
?饋贈禮儀
3.商務餐飲禮儀
?中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
?西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐
六、結束語
1.分享與回顧
2.行動計劃